E-Rechnungspflicht 2027/2028: Wer muss ab wann?

Stand: 3. September 2026 Lesezeit: ca. 6 Minuten Von Lamuria E-Rechnung

Die Fristen-Matrix im Überblick

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht auf einen Schlag. Der Gesetzgeber hat sie mit dem Wachstumschancengesetz (Änderung des § 14 UStG) in Stufen gelegt – hier die komplette Treppe:

Wichtig zum Einordnen: Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze – also Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und viele Auslandsfälle sind nicht erfasst.

Empfangspflicht seit 2025: betrifft wirklich alle

Der Teil, der in vielen Texten untergeht: Seit dem 1. Januar 2025 darf Ihnen jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken – und Sie müssen sie annehmen und verarbeiten können. Eine Zustimmung ist nicht mehr nötig. Das gilt ausdrücklich auch für:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG,
• Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben,
• Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb,
• Freiberufler und Solo-Selbstständige.

Was heißt „empfangen können" konkret? Ein E-Mail-Postfach genügt schon als Empfangsweg. Nur lesen und aufbewahren müssen Sie die Datei eben auch. Eine XRechnung ist reines XML; wer sie doppelklickt, sieht Code statt Rechnung. Für den Lesbar-Teil gibt es unseren kostenlosen E-Rechnungs-Viewer, der die Datei lokal im Browser als Beleg anzeigt.

Zur Aufbewahrung: Der strukturierte Teil (die XML-Datei) ist das Original und muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden – ein Ausdruck oder Screenshot genügt nicht.

Ausstellungspflicht 2027 und 2028

Für das Ausstellen gilt eine Übergangsregelung (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papier- oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen stellen.
• Ab 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, im inländischen B2B-Geschäft echte E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen – unabhängig vom Umsatz. Dann endet auch die Übergangsregel für etablierte EDI-Verfahren.

Die 800.000-€-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres (§ 19 Abs. 3 UStG). Für die Praxis heißt das: Wer 2026 über der Grenze lag, muss ab dem 1. Januar 2027 liefern können. Ein Handwerksbetrieb mit 300.000 € Umsatz hat dagegen bis Ende 2027 Zeit – sollte den Wechsel aber nicht auf den letzten Monat schieben, denn auch die Gegenseite (Kunden, Steuerbüro) stellt gerade um.

Ausnahmen und Sonderfälle

Dauerhaft keine E-Rechnung ausstellen müssen:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG – die Befreiung ist im § 34a UStDV verankert (Details in unserem §-19-Ratgeber). Empfangen müssen sie trotzdem können.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) – hier bleibt Papier oder einfaches PDF zulässig.
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• B2C-Rechnungen an Privatkunden.
• Rechnungen über viele steuerfreie Umsätze (z. B. nach § 4 Nr. 8–29 UStG).

Achtung Denkfehler: Die Ausnahmen betreffen das Ausstellen-Müssen. Freiwillig eine E-Rechnung stellen darf jeder – und immer mehr Geschäftskunden bitten ausdrücklich darum, weil ihre Buchhaltungssoftware strukturierte Daten erwartet.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Seit 2025 ist der Begriff gesetzlich definiert: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:

• XRechnung – eine reine XML-Datei, Standard der Verwaltung, auch im B2B gültig.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x, außer Profil MINIMUM/BASIC-WL) – ein hybrides PDF mit eingebettetem XML: für Menschen lesbar, für Software auswertbar.

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung – es ist seit 2025 nur noch eine „sonstige Rechnung". Welches der beiden Formate für Sie passt, klärt unser Vergleich XRechnung oder ZUGFeRD.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

1. Empfang organisieren (Pflicht seit 2025): eine E-Mail-Adresse für Rechnungseingang festlegen, eingehende XML-Dateien lesbar machen und im Original archivieren (8 Jahre).
2. Eingangsrechnungen prüfen: Das BMF empfiehlt Prüfverfahren – eine Datei mit Formatfehlern ist keine E-Rechnung und kann den Vorsteuerabzug gefährden. Unsere aktuell unbegrenzt kostenlose Prüfung braucht dafür zehn Sekunden.
3. Ausstellen testen, bevor es Pflicht wird: Erstellen Sie Ihre nächste B2B-Rechnung probeweise als E-Rechnung. Der aktuelle Free-Umfang unserer XRechnung- und ZUGFeRD-Generatoren erlaubt eine Rechnungsnummer je Business und Kalendermonat.
4. Stichtag notieren: über 800.000 € Vorjahresumsatz → 01.01.2027; sonst → 01.01.2028.

Sorgfältig recherchiert, aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Gesetz und BMF-Schreiben; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.