E-Rechnung für Handwerker: B2C, B2B und Behörden richtig abrechnen

Stand: 3. September 2026 Lesezeit: ca. 8 Minuten Von Lamuria E-Rechnung

B2C, B2B und B2G unterscheiden

Im Handwerk entscheidet zuerst der Rechnungsempfänger. Eine Heizungswartung im Privathaushalt, eine Bauleistung für einen Generalunternehmer und eine Reparatur im Rathaus können fachlich ähnlich sein, aber unterschiedliche Rechnungsformate und Übermittlungswege verlangen.

Für inländische B2B-Umsätze gelten die Übergangsfristen aus § 27 UStG. Die B2G-Vorgaben bestehen unabhängig davon bereits länger. Ein Auftraggeber kann zudem vertraglich ein bestimmtes Format verlangen, auch wenn die allgemeine gesetzliche Ausstellungspflicht noch nicht greift.

Leistungszeitraum, Material und Lohn nachvollziehbar angeben

„Arbeiten laut Auftrag“ ist für eine prüfbare Handwerkerrechnung oft zu knapp. Der strukturierte Datensatz sollte denselben klaren Inhalt transportieren, den Sie auch auf einer guten Papierrechnung erwarten.

• Leistungsdatum oder -zeitraum: den tatsächlichen Tag oder bei mehrtägigen Arbeiten Beginn und Ende angeben. Nach § 31 UStDV kann unter den dortigen Voraussetzungen auch der Kalendermonat genügen.
• Material: Bauteile oder Materialgruppen mit Menge, Einheit und Preis so benennen, dass Kunde und Prüfer die Position zuordnen können.
• Lohn/Arbeitsleistung: Tätigkeiten, Stunden oder vereinbarte Pauschalen verständlich ausweisen. Material und Arbeitsleistung getrennt darzustellen verbessert die Nachvollziehbarkeit und erfüllt häufig Kundenanforderungen.
• Nebenleistungen: Anfahrt, Entsorgung, Gerätemiete oder Zuschläge als eigene, eindeutig bezeichnete Positionen erfassen.
• Auftragsbezug: Angebot, Baustelle, Bestellnummer oder Leistungsnachweis referenzieren, wenn der Kunde diese Zuordnung verlangt.

ZUGFeRD im normalen B2B: pragmatisch für beide Seiten

Für Geschäftskunden ohne ausdrückliche XML- oder Portalvorgabe ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 häufig der niedrigste Umstellungsaufwand. Der Bauleiter oder die Assistenz sieht ein normales PDF; die Buchhaltung kann das eingebettete XML automatisiert übernehmen. Rechtlich maßgeblich ist der strukturierte Teil, deshalb müssen Positionen, Steuerdaten und Summen dort vollständig und richtig sein.

Fragen Sie den Kunden trotzdem nach dem Wunschformat. Größere Unternehmen nehmen Rechnungen häufig nur über eine zentrale Adresse oder ein Lieferantenportal an. Das richtige Dateiformat am falschen Eingang führt genauso zu Verzögerungen wie eine fehlende Bestellnummer.

XRechnung an Behörden: Auftraggebervorgabe zuerst

Bei öffentlichen Aufträgen ist die XRechnung der typische Standard. Die Behörde teilt Ihnen bei der Beauftragung mit, welche Leitweg-ID, welche Referenzen und welcher Übermittlungsweg gelten. Für Bundesbehörden ist seit der Konsolidierung im September 2025 die OZG-RE die zentrale Plattform; Länder und Kommunen können andere Portale oder Regeln nutzen.

Lamuria erzeugt die XML-Datei, versendet sie aber nicht. Den vollständigen Ablauf von der Auftraggeberangabe bis zur Portalbestätigung erklärt der Ratgeber XRechnung an Behörden senden.

§ 13b UStG nur im passenden Fall

Die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers ist im Handwerk ein häufiger Fehlerpunkt. Nicht jede Arbeit an einem Gebäude ist automatisch ein §-13b-Fall. Bei Bauleistungen kommt es unter anderem darauf an, welche Leistung konkret erbracht wird und ob der unternehmerische Leistungsempfänger nachhaltig entsprechende Bauleistungen erbringt. Planungs- und Überwachungsleistungen behandelt das Gesetz anders.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird keine Umsatzsteuer wie bei einer normalen steuerpflichtigen Rechnung ausgewiesen; zusätzlich ist der gesetzlich verlangte Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nötig. Ob das in Ihrem Fall zutrifft, lässt sich nicht aus der Berufsbezeichnung „Handwerker“ ableiten.

Abschlags- und Schlussrechnungen sauber abbilden

Bei längeren Projekten müssen Abschlagsrechnungen, Zahlungen und die Schlussrechnung fachlich zusammenpassen. Jeder Beleg braucht eine eigene nachvollziehbare Rechnungsnummer und den zutreffenden Leistungs-/Abrechnungsbezug. In der Schlussrechnung sollten bereits berechnete beziehungsweise vereinnahmte Beträge so berücksichtigt werden, dass der verbleibende Zahlbetrag eindeutig nachvollziehbar ist.

Lamuria bietet derzeit keinen speziellen automatischen Abschlags- oder Schlussrechnungsworkflow. Sie erfassen und prüfen jeden Beleg als eigenen Vorgang. Beachten Sie dabei auch den Free-Umfang: Mehrere unterschiedliche Rechnungsnummern im selben Monat sind nicht mit einer einzigen Free-Rechnungsnummer abgedeckt. Bei komplexen Projektketten kann eine darauf ausgelegte Fachsoftware sinnvoller sein.

Praxisablauf vor dem Versand

1. Empfängerart bestimmen: privat, Unternehmen oder öffentliche Stelle.
2. Vorgaben sichern: Format, Portal/E-Mail, Bestellnummer, Leitweg-ID und Ansprechpartner aus Auftrag oder Bestellung übernehmen.
3. Leistungsdaten abgleichen: Zeitraum, Leistungsnachweis, Material, Arbeitsleistung und Nebenpositionen vollständig erfassen.
4. Steuerfall klären: regulärer Steuersatz, Steuerbefreiung oder § 13b nicht aus Gewohnheit, sondern anhand des konkreten Umsatzes wählen.
5. Format erzeugen: im normalen B2B häufig ZUGFeRD, bei Behörden nach Vorgabe meist XRechnung.
6. Datei anzeigen und prüfen: strukturierte Inhalte, Rechenwege, IBAN und Referenzen kontrollieren.
7. Vorgegeben senden und Nachweis ablegen: Portalstatus oder E-Mail-Versand zusammen mit dem Original archivieren.

Stand 3. September 2026. Sorgfältig recherchiert, aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Insbesondere §-13b- und Abschlagsfälle sollten Sie für den konkreten Auftrag steuerlich prüfen lassen.