XRechnung an Behörden senden: erstellen, prüfen und richtig übermitteln

Stand: 15. September 2026 Lesezeit: ca. 9 Minuten Von Lamuria E-Rechnung

Vor dem Erstellen: Auftraggebervorgaben sichern

Bei einer Behördenrechnung entscheidet nicht nur der Inhalt, sondern auch die technische Adresse und der richtige Eingangskanal. Öffnen Sie Auftrag, Bestellung, Vergabeunterlagen und besondere Rechnungsbedingungen, bevor Sie Daten erfassen.

Fehlt die Leitweg-ID, hilft der Ratgeber Leitweg-ID finden. Erfinden Sie keine Kennung und kopieren Sie keine alte ungeprüft: Ein Auftraggeber kann mehrere Empfangsstellen haben.

Was ERechV §§ 3–5 für Bundesaufträge regeln

Die drei zentralen Vorschriften lassen sich so einordnen:

• § 3 ERechV: Rechnungssteller müssen Rechnungen an erfasste Bundesempfänger grundsätzlich elektronisch ausstellen und übermitteln. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach einem Direktauftrag bis zu einem Betrag von 1.000 EUR. Die Ausnahme verbietet eine freiwillige E-Rechnung nicht.
• § 4 ERechV: XRechnung ist grundsätzlich der zu verwendende Datenaustauschstandard. Ein anderer interoperabler Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entspricht. Für die Portalübermittlung ist eine vorherige Registrierung vorgesehen; formal fehlerhafte Rechnungen werden abgelehnt.
• § 5 ERechV: Zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Angaben gehören Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers in die Rechnung. Lieferanten- und Bestellnummer kommen hinzu, wenn sie bei der Beauftragung übermittelt wurden.

XRechnung in sieben Schritten übermitteln

1. Vorgaben prüfen: Empfänger, Leitweg-ID, Bestell-/Lieferantennummer, Format, Portal und Kanal schriftlich sichern.
2. OZG-RE-Konto vorbereiten: Bei einem Bundesauftrag die erforderliche Registrierung nicht erst kurz vor Zahlungsziel beginnen.
3. Rechnungsdaten erfassen: Leistung, Leistungszeitpunkt/-zeitraum, Steuer, Summen, IBAN und Zahlungsbedingungen vollständig eingeben.
4. XRechnung erzeugen: Die XML-Datei im Lamuria XRechnung-Generator erstellen. Lamuria übermittelt sie nicht automatisch.
5. Lokal kontrollieren: XML mit der Anzeige lesen und mit der Prüfung Pflichtangaben sowie Rechenwege kontrollieren.
6. Nach Vorgabe übermitteln: Datei im genannten Portal hochladen oder den freigeschalteten E-Mail-/Peppol-Weg verwenden.
7. Status und Original ablegen: Annahme, Ablehnung oder Portalstatus dokumentieren und zusammen mit der unveränderten XML-Datei archivieren.

OZG-RE: zentraler Bundesweg seit September 2025

Stand September 2026 empfängt die Bundesverwaltung nach der Zusammenführung von ZRE und OZG-RE seit September 2025 elektronische Rechnungen über die zentrale OZG-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Die offizielle Bundes-Informationsseite nennt eine einmalige Registrierung als Voraussetzung; sie ist unabhängig vom gewählten Übertragungsweg erforderlich.

Die OZG-RE prüft eingereichte Rechnungen formal. Bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung dem Empfänger bereitgestellt; Status und gegebenenfalls Ablehnungsinformation lassen sich über den Plattformprozess verfolgen. Speichern Sie diese Rückmeldung – ein gesendeter E-Mail-Anhang allein beweist noch nicht, dass die Behörde ihn fachlich angenommen hat.

Ob Ihre konkrete Bundesbehörde über OZG-RE erreichbar ist und welcher Kanal freigeschaltet ist, ergibt sich aus der Beauftragung. Auftraggeberangaben bleiben maßgeblich.

Upload, E-Mail oder Peppol: nur nach Vorgabe

Die OZG-RE bietet außerdem eine Weberfassung. Wenn Sie die XRechnung bereits mit Lamuria erzeugt haben, ist für einzelne Vorgänge der Upload der geprüften XML-Datei meist der direkte Weg – sofern genau dieser Weg für den Auftrag freigegeben wurde.

Prüfen und Ablehnungen vermeiden

Kontrollieren Sie unmittelbar vor der Übermittlung:

• stimmt die Leitweg-ID exakt und steht sie als BT-10 in der XML?
• sind Lieferanten- und Bestellnummer übernommen, wenn der Auftraggeber sie mitgeteilt hat?
• sind Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Adresse enthalten?
• passen Leistungszeitraum, Positionen, Steuerbeträge und Zahlbetrag zum Auftrag?
• entspricht das Dateiformat der Empfängervorgabe?

Eine lokale Lamuria-Prüfung hilft bei Pflichtangaben und Rechenwegen, ist aber kein Versanddienst und kein Ersatz für die formale Portalprüfung. Wird die Rechnung abgelehnt, speichern Sie den Fehlertext, korrigieren Sie die Ursache und reichen Sie die nachvollziehbar korrigierte Datei erneut ein. Ändern Sie nicht nur Dateiname oder Endung.

Länder und Kommunen können abweichen

Die Bundesregeln sind nicht automatisch die Regeln jeder Landesbehörde oder Kommune. Je nach Bundesland und öffentlichem Auftraggeber können ein Landesportal, ein kommunales Portal, E-Mail oder andere Vorgaben gelten. Auch Schwellen und akzeptierte Formate können anders ausgestaltet sein.

Nutzen Sie deshalb diese Reihenfolge: Auftrag und Bestellung → Rechnungsanweisung des Empfängers → zuständige offizielle Portalinformation → allgemeine Ratgeber. Bei Widersprüchen fragen Sie den Auftraggeber schriftlich, bevor Sie senden.

Stand 3. September 2026. Sorgfältig recherchiert, aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind ERechV, anwendbares Landesrecht sowie die konkreten Auftrags- und Portalvorgaben Ihres Rechnungsempfängers.