Kleinunternehmer & E-Rechnung: Was wirklich gilt (§ 19 UStG)

Stand: 3. September 2026 Lesezeit: ca. 6 Minuten Von Lamuria E-Rechnung

Die Befreiung: dauerhaft, nicht befristet

Zuerst die Nachricht, die auf vielen Panik-Seiten fehlt: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie auch nach 2028 keine E-Rechnungen ausstellen. Der Gesetzgeber hat das mit dem Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich geregelt: § 34a Satz 4 UStDV nimmt Rechnungen von Kleinunternehmern von der E-Rechnungs-Pflicht aus. Sie dürfen dauerhaft Papier- oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen schreiben.

Das ist keine Übergangsregel mit Ablaufdatum wie bei allen anderen Unternehmen (Fristen 2027/2028 im Überblick), sondern eine bewusste dauerhafte Ausnahme. Der Hintergrund: Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, das automatisierte USt-Meldesystem, auf das die E-Rechnungspflicht langfristig zuläuft, betrifft sie kaum.

Ihre einzige echte Pflicht: der Empfang

Was für Sie wirklich gilt, ist die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025. Ihre Lieferanten und Dienstleister dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken, ohne Sie zu fragen – und Sie müssen damit umgehen können. Konkret heißt das:

• Annehmen: Ein normales E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg völlig aus.
• Lesen: Eine XRechnung ist eine XML-Datei – im Texteditor sehen Sie nur Code. Mit unserem kostenlosen Viewer wird daraus ein lesbarer Beleg, direkt im Browser und ohne dass die Datei Ihren Rechner verlässt.
• Prüfen: Das BMF empfiehlt, eingehende E-Rechnungen zu validieren – Formatfehler bedeuten: keine E-Rechnung. Die kostenlose Prüfung zeigt Probleme in Sekunden.
• Aufbewahren: Die XML- bzw. ZUGFeRD-Datei ist das Original und muss 8 Jahre unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht. Ein einfacher, konsequent gepflegter Ordner (lokal + Backup) reicht dafür aus.

Warum freiwillig ausstellen trotzdem klug sein kann

Befreit heißt nicht verboten. Drei Gründe, warum viele Kleinunternehmer trotzdem umsteigen:

1. Ihre B2B-Kunden wollen es. Größere Firmen verarbeiten Eingangsrechnungen zunehmend automatisiert. Eine strukturierte Rechnung wird dort schneller freigegeben – und damit schneller bezahlt. Manche Einkaufsabteilungen bitten Lieferanten bereits aktiv um E-Rechnungen.
2. Es signalisiert Professionalität. Wer als Ein-Personen-Betrieb liefert, was Konzerne verlangen, räumt einen typischen Kleinunternehmer-Nachteil ab.
3. Der aktuelle Free-Umfang reicht für gelegentliche Rechnungen. Ohne Software-Abo oder Konto erstellen Sie mit unserem XRechnung-Generator oder dem ZUGFeRD-Generator aktuell eine Rechnungsnummer je Business und Kalendermonat – inklusive korrektem § 19-Modus. Wie Sie den kompletten Vorgang ohne Suite organisieren, zeigt die Anleitung E-Rechnung ohne Buchhaltungssoftware.

So sieht eine korrekte § 19-E-Rechnung aus

Inhaltlich gelten die normalen Pflichtangaben (§ 14 UStG): Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt. Zwei Besonderheiten:

• Kein USt-Ausweis: Sie rechnen brutto = netto, es gibt keine Steuerzeile. In der E-Rechnung wird das technisch über die USt-Kategorie „E" (steuerbefreit) mit Steuersatz 0 abgebildet.
• Der Befreiungshinweis: Auf die Rechnung gehört ein Satz wie „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG." In der E-Rechnung steckt er als Befreiungsgrund (BT-120) direkt in den Steuerdaten.

Beides erledigt der Kleinunternehmer-Modus unserer Generatoren automatisch: Umsatzsteuer-Felder verschwinden, der Hinweis wird korrekt in das XML geschrieben, und die eingebaute Prüfung meckert, wenn Pflichtangaben fehlen. Übrigens auch mit dabei: Da Sie als Kleinunternehmer oft keine USt-IdNr. haben, akzeptiert der Generator auch die normale Steuernummer und hinterlegt sie an der richtigen Stelle im Format.

Nebenbei: die neuen § 19-Grenzen seit 2025

Falls Sie es verpasst haben – die Kleinunternehmerregelung selbst wurde zum 01.01.2025 reformiert: Die Grenzen liegen seitdem bei 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € laufendem Umsatz (vorher 22.000/50.000), und die 100.000-€-Grenze wirkt als harte Grenze: Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmer-Behandlung ab diesem Umsatz. Für die E-Rechnung heißt das: Wer aus § 19 herausfällt, verliert auch die Ausstellungs-Befreiung und rutscht in die normalen Fristen (2027/2028). Ein Grund mehr, den Umgang mit E-Rechnungen schon jetzt entspannt zu üben.

Checkliste für Kleinunternehmer

1. E-Mail-Adresse für Rechnungseingang festlegen (kann die normale Geschäftsadresse sein).
2. Ordnerstruktur für Original-Dateien anlegen, Backup einrichten (8 Jahre Aufbewahrung).
3. Eingehende E-Rechnungen anzeigen und bei Zweifeln prüfen – beides aktuell unbegrenzt kostenlos, ohne Dauerzusage.
4. Einmal probeweise eine eigene Rechnung als E-Rechnung erstellen (§ 19-Modus wählen) – dann wissen Sie, wie es geht, falls ein Kunde danach fragt.
5. Beim Jahreswechsel kurz die § 19-Grenzen prüfen (25.000/100.000 €).

Sorgfältig recherchiert, aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind Gesetz und BMF-Schreiben; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.