XRechnung oder ZUGFeRD – was verlangt mein Kunde?
Kurz beantwortet
- Beide Formate sind gleichwertig gültige E-Rechnungen nach EN 16931 und § 14 UStG.
- XRechnung = reine XML-Datei. Standard bei Behörden (Leitweg-ID!), auch im B2B gültig.
- ZUGFeRD = PDF mit eingebettetem XML. Beliebt bei Geschäftskunden, weil Menschen das PDF lesen und Software das XML.
- Faustregel: Behörde → XRechnung. Firma → im Zweifel ZUGFeRD, außer der Kunde sagt etwas anderes. Fragen kostet nichts.
- Beide Formate erzeugen Sie ohne Anmeldung im aktuellen Free-Umfang von einer Rechnungsnummer je Business und Kalendermonat; XML und PDF derselben Nummer zählen nicht erneut.
Was beide gemeinsam haben
XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenzstandards, sondern zwei Umsetzungen derselben europäischen Norm: der EN 16931. Sie definiert, welche Angaben in eine elektronische Rechnung gehören (die „Business Terms", z. B. BT-1 = Rechnungsnummer) und wie sie strukturiert werden. Deshalb gilt: Inhaltlich transportieren beide Formate dieselbe Rechnung – Ihre Pflichtangaben nach § 14 UStG stecken in beiden als strukturierte Daten. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht (Fristen hier).
Der direkte Vergleich
| XRechnung | ZUGFeRD 2.x | |
|---|---|---|
| Dateityp | Reine XML-Datei (.xml) | PDF/A-3 mit eingebettetem XML (.pdf) |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer (z. B. unserem) | Ja – das PDF ist die Ansicht |
| Technische Basis | UBL oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII (im PDF eingebettet) |
| Typischer Einsatz | Behörden (B2G), zunehmend B2B | Geschäftskunden (B2B), Handwerk, Mittelstand |
| Pflegende Stelle | KoSIT (Standard der Verwaltung) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
| Aktuelle Version | 3.0.2 | 2.5 (empfohlenes Profil: EN 16931) |
| Besonderheit | Leitweg-ID als Käuferreferenz bei Behörden | Profile: nur BASIC, EN 16931 und EXTENDED gelten als E-Rechnung |
XRechnung im Detail
Die XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an die öffentliche Hand – entwickelt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Es gibt sie in zwei technischen „Dialekten" (UBL und CII); beide sind gleichwertig. Eine XRechnung hat kein Ansichtsdokument: Was zählt, ist ausschließlich der Datensatz.
Wichtig bei Behördenrechnungen ist die Leitweg-ID: eine Kennung, die der Auftraggeber Ihnen nennt und die als Käuferreferenz (BT-10) in die Rechnung gehört – sie steuert die Zustellung im Verwaltungsnetz. Ohne sie wird die Rechnung bei vielen Portalen abgewiesen. Bei Firmenkunden übernimmt eine vereinbarte Kunden- oder Bestellnummer diese Rolle. Den nächsten Schritt erklärt XRechnung an Behörden senden.
ZUGFeRD im Detail
ZUGFeRD löst das Alltagsproblem der XRechnung: Menschen wollen Rechnungen sehen. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein normales PDF (im Archivformat PDF/A-3), in das die maschinenlesbare XML-Rechnung eingebettet ist. Ihr Kunde ohne Software liest das PDF; die Buchhaltungssoftware des Großkunden liest das XML. Rechtlich maßgeblich ist der strukturierte Teil – bei Abweichungen gilt das XML.
Bei den Profilen lohnt Genauigkeit: MINIMUM und BASIC-WL sind keine vollwertigen E-Rechnungen. Verwenden Sie das Profil EN 16931 – es enthält alle Pflichtangaben der Norm und wird von gängiger Software akzeptiert. Genau dieses Profil (in der aktuellen Version 2.5) erzeugt unser ZUGFeRD-Generator, technisch als PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML.
Entscheidungshilfe für typische Fälle
| Ihr Empfänger | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Bund, Land, Kommune, öffentliche Einrichtung | XRechnung | Vorgeschriebener Standard; Leitweg-ID nicht vergessen |
| Großunternehmen / Konzern | Nachfragen; oft XRechnung oder ZUGFeRD ausdrücklich benannt | Einkaufsportale haben klare Format-Vorgaben |
| Mittelstand, Handwerk, Agenturen | ZUGFeRD (EN 16931) | PDF bleibt lesbar, XML wird verarbeitet – niemand muss umlernen |
| Kleinunternehmer, Vereine, Einzelkämpfer | ZUGFeRD – oder freundlich fragen | Viele öffnen weiterhin nur das PDF; das funktioniert hier trotzdem |
| Privatkunde (B2C) | Normales PDF genügt | B2C fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht |
Der pragmatische Weg: einfach beides können
Die ehrliche Antwort auf die Titelfrage lautet: Es entscheidet Ihr Empfänger. Der eine Kunde will XRechnung ins Portal, der nächste ZUGFeRD per Mail. Deshalb haben wir die Werkbank so gebaut, dass Sie sich nicht festlegen müssen: Sie füllen ein Formular aus und laden dieselbe Rechnung wahlweise als XRechnung-XML oder als ZUGFeRD-PDF herunter. Beide Formate mit derselben Rechnungsnummer zählen nicht erneut zum aktuellen Free-Limit von 1 Rechnungsnummer je Business und Kalendermonat.
Ein Formular, beide Formate
Free umfasst aktuell eine Rechnungsnummer je Business und Kalendermonat; XML und PDF derselben Nummer zählen nicht erneut. XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.5 entstehen aus denselben Eingaben, die Rechnungsinhalte bleiben lokal. Anzeigen und Prüfen sind aktuell unbegrenzt kostenlos; der aktuelle Umfang ist keine Dauerzusage.
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Häufige Fragen
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde schicken?
Manche Verwaltungen akzeptieren ZUGFeRD ab 2.x, verlassen sollten Sie sich darauf nicht: Der vorgeschriebene Standard für öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung. Fragen Sie nach oder liefern Sie direkt XRechnung – die Daten sind ohnehin dieselben.
Was ist Factur-X?
Das französische Schwesterformat von ZUGFeRD – technisch identisch (gleiches eingebettetes XML, gleiche Profile), nur der Name unterscheidet sich. Eine ZUGFeRD-2.x-Datei trägt intern sogar den Dateinamen „factur-x.xml". Für Empfänger in Frankreich sind Sie damit anschlussfähig.
Mein Kunde kann angeblich „nur PDF". Was nun?
Dann ist ZUGFeRD die elegante Lösung: Es ist ein PDF. Ihr Kunde merkt keinen Unterschied, Sie sind trotzdem E-Rechnungs-konform und zukunftssicher, falls seine Software morgen strukturierte Daten erwartet.
Woher weiß ich, ob eine erhaltene Datei XRechnung oder ZUGFeRD ist?
Endet sie auf .xml, ist es XRechnung bzw. reines CII; endet sie auf .pdf, ist es (vermutlich) ZUGFeRD. Sicherheit gibt unsere Anzeige: Sie erkennt das Format automatisch und zeigt Profil und Inhalt – die Prüfung verrät zusätzlich, ob die Datei formal in Ordnung ist.
Quellen
- KoSIT – Standard XRechnung (Spezifikation, Version 3.0.2)
- FeRD – ZUGFeRD (Spezifikation 2.5, Profile)
- § 14 UStG (Anforderungen an E-Rechnungen)
- BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025 (zulässige Formate und Profile; Neufassung des Schreibens vom 15.10.2024)
Sorgfältig recherchiert, aber keine Rechts- oder Steuerberatung.