Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Pflichtangaben und Ausnahmen
Kurz beantwortet
- Eine Kleinbetragsrechnung liegt nur vor, wenn der Gesamtbetrag höchstens 250 EUR beträgt – bei steuerpflichtigen Umsätzen einschließlich Umsatzsteuer.
- Pflicht sind Angaben zum leistenden Unternehmen, Ausstellungsdatum, Leistung sowie Gesamtbetrag mit Steuersatz oder Befreiungshinweis.
- Die Vereinfachung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG.
- Eine vollständige normale Rechnung ist immer möglich. Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmer sind zwei verschiedene Dinge.
Was „Gesamtbetrag höchstens 250 Euro“ bedeutet
§ 33 UStDV knüpft an den Gesamtbetrag der Rechnung an. Die Rechnung darf insgesamt 250,00 EUR betragen, aber nicht 250,01 EUR. Bei einem steuerpflichtigen Umsatz zählt der Betrag einschließlich Umsatzsteuer – also der Betrag, den der Kunde insgesamt zahlt.
| Beispiel | Gesamtbetrag | Vereinfachung grundsätzlich möglich? |
|---|---|---|
| Materialverkauf inklusive USt | 249,90 EUR | Ja, sofern kein gesetzlicher Ausschluss greift |
| Reparatur inklusive USt | 250,00 EUR | Ja, die Grenze ist eingeschlossen |
| Dienstleistung inklusive USt | 250,01 EUR | Nein, vollständige Rechnungsangaben erforderlich |
Mehrere selbstständige Vorgänge dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, nur um unter der Grenze zu bleiben. Bei einer einheitlichen Leistung ist der Gesamtvorgang sachgerecht abzurechnen.
Die vier Mindestangaben nach § 33 UStDV
Eine Kleinbetragsrechnung muss mindestens enthalten:
| Pflichtangabe | So ist sie verständlich umgesetzt |
|---|---|
| 1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers | Wer die Lieferung oder Leistung ausführt, muss eindeutig erkennbar sein. |
| 2. Ausstellungsdatum | Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird. |
| 3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung | Nicht nur „Ware“ oder „Arbeit“, sondern eine nachvollziehbare Bezeichnung mit Menge beziehungsweise Leistungsumfang. |
| 4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie Steuersatz – oder Hinweis auf Steuerbefreiung | Der Gesamtbetrag darf als eine Summe erscheinen; dazu gehört der anzuwendende Steuersatz. Bei Steuerbefreiung ist stattdessen darauf hinzuweisen. |
§ 33 verweist ergänzend auf § 31 UStDV. Danach müssen die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sein; Name und Anschrift dürfen so bezeichnet werden, dass sich das leistende Unternehmen eindeutig feststellen lässt.
Welche Angaben nicht vorgeschrieben sind
Für die vereinfachte Rechnung verlangt § 33 UStDV insbesondere nicht:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers,
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- eine getrennte Darstellung von Nettoentgelt und Steuerbetrag,
- den Leistungszeitpunkt als eigene Pflichtangabe nach § 33.
„Nicht vorgeschrieben“ heißt nicht „verboten“. Für interne Zuordnung, Gewährleistungsfälle oder Kundenprozesse können Rechnungsnummer, Empfänger und Leistungsdatum sinnvoll bleiben. Wenn Sie diese Angaben aufnehmen, müssen sie selbstverständlich stimmen.
Wann die Vereinfachung nicht gilt
§ 33 UStDV schließt bestimmte Umsätze ausdrücklich aus. Die Kleinbetragsregeln gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne von:
- § 3c UStG: bestimmte innergemeinschaftliche Fernverkäufe,
- § 6a UStG: innergemeinschaftliche Lieferungen,
- § 13b UStG: Umsätze, bei denen unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.
Dann reicht die vereinfachte Angabengruppe nicht, selbst wenn der Gesamtbetrag unter 250 EUR liegt. Welche zusätzlichen Angaben nötig sind, richtet sich nach dem konkreten Umsatz, insbesondere nach § 14a UStG.
Eine normale Rechnung bleibt immer möglich
Die Kleinbetragsregel ist eine Erleichterung, keine Pflicht zum Weglassen von Angaben. Sie dürfen auch bei 20, 100 oder 250 EUR eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG ausstellen – mit Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Netto- und Steuerbeträgen.
Das ist oft sinnvoll, wenn der Geschäftskunde eine Bestellung zuordnen, die Rechnung automatisiert verarbeiten oder den Beleg in einem einheitlichen Workflow prüfen möchte. § 33 bestätigt zugleich, dass eine echte Kleinbetragsrechnung immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden kann; sie muss also nicht allein wegen eines inländischen B2B-Empfängers als strukturierte E-Rechnung versendet werden.
Kleinbetragsrechnung ist nicht Kleinunternehmer
| Begriff | Worauf er sich bezieht | Kernpunkt |
|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung | eine einzelne Rechnung | Gesamtbetrag höchstens 250 EUR und vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV |
| Kleinunternehmer | umsatzsteuerlicher Status des Unternehmens | Steuerbefreiung nach § 19 UStG; kein regulärer Umsatzsteuerausweis |
Ein regelbesteuerter Betrieb kann Kleinbetragsrechnungen ausstellen. Ein Kleinunternehmer kann Rechnungen über mehr als 250 EUR ausstellen. Treffen beide Merkmale zusammen, müssen insbesondere die für den Kleinunternehmer geltenden Hinweise stimmen. Mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmer und E-Rechnung.
Wann ZUGFeRD freiwillig sinnvoll ist
Ihr Kunde kann auch bei einem kleinen Betrag strukturierte Daten wünschen – zum Beispiel, weil alle Lieferantenrechnungen automatisch eingelesen werden. Dann können Sie freiwillig eine vollständige ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 ausstellen. Das lesbare PDF bleibt erhalten, während das eingebettete XML die Buchhaltung des Kunden versorgt.
Fragen Sie vorher, ob der Kunde ZUGFeRD akzeptiert und welche Bestell- oder Lieferantennummer er benötigt. Die Kleinbetragsregel nimmt Ihnen Arbeit ab; sie sollte nicht verhindern, dass die Rechnung zum tatsächlichen Prozess Ihres Kunden passt.
Ihr Kunde wünscht strukturierte Daten?
Eine Kleinbetragsrechnung darf einfach bleiben. Wenn der Geschäftskunde freiwillig eine vollständige E-Rechnung möchte, erstellen Sie ein lesbares ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem EN-16931-XML.
ZUGFeRD freiwillig erstellenUnbegrenzt erstellen mit Pro: 9,90 €/Monat oder 99 €/Jahroder jährlich 79 € im ersten Jahr, danach 99 €/Jahr · Einführungspreis bis einschließlich 31. Januar 2027. Preise einschließlich anwendbarer Steuern; Angebot nur für Unternehmer. Alle Details zu Pro und den Preisen
Häufige Fragen
Gilt die 250-Euro-Grenze netto oder brutto?
Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung. Dieser Gesamtbetrag darf 250 Euro nicht übersteigen; bei einem steuerpflichtigen Umsatz ist damit der Betrag einschließlich Umsatzsteuer gemeint.
Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?
§ 33 UStDV verlangt für die Kleinbetragsrechnung keine Rechnungsnummer. Für Ihre interne Ablage und nachvollziehbare Prozesse kann eine Nummer trotzdem sinnvoll sein. Eine vollständige normale Rechnung mit Rechnungsnummer ist immer möglich.
Ist eine Kleinbetragsrechnung dasselbe wie eine Kleinunternehmerrechnung?
Nein. Kleinbetrag beschreibt die Höhe einer einzelnen Rechnung bis höchstens 250 Euro. Kleinunternehmer bezeichnet die umsatzsteuerliche Behandlung des ausstellenden Unternehmens nach § 19 UStG. Beide Begriffe können zusammentreffen, meinen aber unterschiedliche Regeln.
Darf ich unter 250 Euro trotzdem eine vollständige E-Rechnung ausstellen?
Ja. Die Vereinfachung ist kein Zwang. Sie können immer eine vollständige Rechnung ausstellen und freiwillig ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD verwenden, etwa wenn Ihr Geschäftskunde die Daten automatisiert einlesen möchte.
Quellen
Stand 3. September 2026. Sorgfältig recherchiert, aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die gesetzlichen Vorschriften und die steuerliche Einordnung Ihres konkreten Umsatzes.