BMF-Schreiben vom 15.10.2025: E-Rechnungen prüfen – und den Nachweis abheften

Stand: 3. September 2026 Lesezeit: ca. 5 Minuten Von Lamuria E-Rechnung

Worum es in dem Schreiben geht

Nach dem Einführungsschreiben vom 15.10.2024 hat das Bundesfinanzministerium am 15.10.2025 ein zweites Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es beantwortet die Fragen, die sich im ersten Praxisjahr der Empfangspflicht aufgestaut hatten – vor allem: Wann ist eine Datei eigentlich eine gültige E-Rechnung, wer trägt das Risiko, und wie weist man Sorgfalt nach?

Für kleine Unternehmen sind drei Punkte relevant – und alle drei haben direkte Konsequenzen für den Alltag.

Formatfehler vs. Geschäftsregelfehler

Das Schreiben zieht eine wichtige Trennlinie:

• Formatfehler – die Datei verletzt das Schema bzw. die technischen Grundregeln des Formats (kaputtes XML, falsche Struktur, unzulässiges Profil): Dann liegt keine E-Rechnung vor, sondern nur eine „sonstige Rechnung". In Zeiträumen und Konstellationen, in denen eine E-Rechnung Pflicht ist, gefährdet das den Vorsteuerabzug des Empfängers, bis eine korrekte Rechnung nachgereicht wird.
• Geschäftsregelfehler – die Datei ist technisch sauber, verletzt aber inhaltliche Regeln der Norm (z. B. eine Rechenregel wie „Netto + USt = Brutto"): Die E-Rechnung bleibt dem Grunde nach eine E-Rechnung; der Fehler sollte aber durch eine korrigierte Rechnung geheilt werden.

Diese Unterscheidung erklärt, warum eine kurze Eingangsprüfung so wertvoll ist: Sie sortiert in Sekunden, ob Sie eine Datei beanstanden müssen (Formatfehler), um Korrektur bitten sollten (Regelverstoß) – oder entspannt verbuchen können.

Die Prüf-Empfehlung und der Nachweis

Der für die Praxis wichtigste Satz des Schreibens: Unternehmen sollen Prüfverfahren bzw. Validierungstools einsetzen – und der Validierungsbericht dient als Nachweis, dass man seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen ist. Eine harte Prüf-Pflicht mit Sanktionskatalog ist das nicht. Aber es verschiebt die Beweislage: Wer im Streitfall (Betriebsprüfung, Vorsteuer-Diskussion, Zahlungsstreit) einen dokumentierten Prüflauf vorlegen kann, steht deutlich besser da als jemand, der „das PDF kurz angeschaut" hat.

Alles muss ins XML

Dritter Kernpunkt: Sämtliche Pflichtangaben der §§ 14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil – also im XML – enthalten sein. Ein Hinweis nur im PDF-Sichtteil einer ZUGFeRD-Rechnung oder in einem angehängten Begleitdokument genügt nicht. Für Aussteller heißt das: Der Generator muss die Angaben an die formal richtigen Stellen schreiben (unsere Generatoren prüfen das live beim Tippen). Für Empfänger heißt es: Im Zweifel zählt, was die Anzeige des XML-Inhalts zeigt – nicht das hübsche PDF-Bild.

Was das praktisch für Sie heißt

1. Eingang: Wichtige E-Rechnungen kurz durch die Prüfung ziehen. Bei Formatfehlern: korrigierte Rechnung anfordern, erst dann zahlen. Bei Regelverstößen: Korrektur erbitten, Vorgang notieren.
2. Nachweis: Prüfergebnis dokumentieren – Datum, Datei, Ergebnis. (Der PDF-Prüfbericht mit Zeitstempel ist Teil von Pro; die Bildschirm-Prüfung ist aktuell unbegrenzt kostenlos.)
3. Ausgang: Eigene Rechnungen vor dem Versand einmal gegenprüfen – erst recht, wenn sie aus einer Software stammen, die Sie neu eingerichtet haben. Unsere Generator-Beispiele bestehen den KoSIT-Referenzvalidator; dieselbe Sorgfalt verdient jede produktive Rechnung.
4. Archiv: Original + Prüfnotiz zusammen aufbewahren (8 Jahre; Details im Empfangs-Ratgeber).

Welches Werkzeug wofür

Unsere Empfehlung für kleine Betriebe: die schnelle lokale Prüfung als Standard-Eingangskontrolle, der amtliche Validator für die seltenen Zweifels- und Streitfälle.

Sorgfältig recherchiert, aber keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich ist der Volltext der BMF-Schreiben.